Conheça alguns dos principais documentos para manter a empresa em dia com as obrigações legais
Muito além de vender, faturar, pagar contas e lucrar, uma empresa precisa cumprir uma série de obrigações legais que se relacionam com diferentes aspectos de sua atividade, como tributação, legislação trabalhista e previdenciária, regulação ambiental, dentre outros. Para isso, é fundamental que mantenha em dia uma série de documentos que comprovem o cumprimento dessas obrigações.
Estejam em formato físico ou digital, esses contratos, acordos e atos constitutivos são indispensáveis à atividade empresarial.
Para garantir o “compliance”, é importante manter os documentos certos, atualizados e armazenados de forma organizada. É importante fazer backup regularmente e utilizar tecnologias de segurança, como criptografia e autenticação de usuários, para garantir a segurança e integridade dos documentos.
Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ):
Documento obrigatório para abertura de empresas e precisa ser mantido atualizado para que a empresa esteja em dia com as obrigações fiscais. É através do CNPJ que a Receita Federal controla e fiscaliza as obrigações fiscais da empresa, incluindo o pagamento de impostos. O CNPJ é utilizado para diversas finalidades, como emissão de notas fiscais, abertura de contas bancárias, obtenção de crédito, realização de negociações comerciais, entre outras. Além disso, as empresas são obrigadas a informar o CNPJ em todas as suas atividades e documentos oficiais.
É importante destacar que o CNPJ é único e intransferível, ou seja, não pode ser utilizado por outra empresa ou pessoa jurídica.
Contrato social:
Ele é imprescindível para a existência de um negócio, equivalente à certidão de nascimento para a pessoa física. A personalidade jurídica do empreendimento só lhe será conferida depois da aprovação de seu contrato social.
Esse documento deve ser registrado na junta comercial do estado em que a empresa for constituída — no caso de sociedades simples, basta entregá-lo no Cartório de Registro de Pessoas Físicas.
Embora não seja obrigatório, o acordo de sócios é um adicional ao contrato social e contém os pormenores da relação firmada entre essas pessoas — confidencialidade, garantias, distribuição dos dividendos e direito de preferência, por exemplo. É altamente recomendável sua redação e armazenamento para estabelecer a conduta dos assinantes perante a lei.
Contratos de trabalho:
O vínculo empregatício é tutelado pelo ordenamento jurídico e busca sanar a hipossuficiência do empregado diante do empregador.
Obrigações trabalhistas também interferem nas previdenciárias, exigindo recolhimento de FGTS e cumprimento de deveres perante o INSS. A fiscalização é exercida pelas secretarias do trabalho.
Certificado Digital:
Ele identifica, de forma segura, a empresa ou instituição na internet. É emitido por uma autoridade certificadora, que confirma a identidade do solicitante através de uma verificação rigorosa de dados pessoais ou institucionais.
É um meio de autenticação e autorização em diversas aplicações, como assinatura eletrônica de documentos, acesso a sistemas restritos, compra de produtos e serviços na internet, entre outros.
Além disso, o certificado digital também é utilizado para garantir a privacidade e a integridade das informações transmitidas na internet. Ele permite que as informações sejam codificadas de forma a impedir a interceptação e a alteração por terceiros não autorizados.
Certidões Negativas:
Esses documentos comprovam que a empresa está em dia com suas obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. Elas são necessárias para a realização de licitações, contratações com o poder público, entre outras atividades.
Licenças e Permissões:
As empresas precisam obter licenças e permissões para a realização de suas atividades, tais como as licenças ambientais e de funcionamento, dentre outras.
Documentos fiscais:
Há uma série deles, que podem ser exigidos pelo fisco a qualquer momento e, por isso, devem ser mantidos pela empresa por um prazo determinado por lei, como as notas e cupons fiscais.
Notas Fiscais são documentos emitidos pelo fornecedor ou pelo estabelecimento comercial que comprovam a venda de produtos ou a prestação de serviços. As notas fiscais devem conter informações como data da venda, valor, descrição do produto ou serviço, dentre outros.
Cupons Fiscais são documentos emitidos por caixas registradoras que comprovam a venda de produtos ou a prestação de serviços em estabelecimentos comerciais.
Alvarás e licenças:
O registro no CNPJ, Inscrição Estadual e o alvará de funcionamento são as formalidades exigidas para que seu estabelecimento comercial possa contribuir para o fisco e operar dentro das posturas municipais previstas. Em se tratando da parte mais operacional, ou seja, o atendimento às exigências técnicas para atuar, devem ser obtidas licenças junto aos órgãos de regulação. Portanto, sem a autorização dessas entidades, o alvará de funcionamento não será útil – a empresa terá uma autorização incompleta. Vamos a elas:
- Localização e funcionamento – documento cedido pela Prefeitura comprova a autorização que a empresa tem para atuar na localização.
- Vigilância Sanitária – dependendo do ramo, é preciso pedir esse alvará e mantê-lo não apenas atualizado, como àvista da fiscalização e dos clientes.
- Bombeiros – trata-se de um alvará comum a todo tipo de empresa, com algumas poucas exceções, conforme a localidade do negócio. O prazo total para obter o documento junto aos Bombeiros é de até 2 meses, e deve ser guardado para comprovar a autorização sempre que for solicitado.
- Licença ambiental -obrigatória para algumas indústrias, é emitida pelo IBAMA, para assegurar que os processos de uma empresa não agridam o meio ambiente.
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